| Maart 2009: Carlo Herz, Interim Financieel Adviseur, NCP Finance |
Wat staat er zoal in het woordenboek als u ‘budgetteren’ opzoekt:
- Afstemmen van inkomsten en uitgaven op korte en lange termijn;
- Het overzichtelijk opstellen van een overzicht van maandelijkse in- en uitgaven in de oude en nieuwe situatie;
- Het plannen, coördineren en toewijzen van financiële middelen en uitgaven;
- De toekomstige financiële gang van zaken in een bedrijf ramen en de verantwoordelijkheid van elke functionaris voor onderdelen van de begroting vaststellen;
- Opmaken van een begroting, etc.
Budgetteren kent vele vormen: last-minute budgetteren, beyond-budgettering, zero budgettering, traditioneel budgetteren, flexibel budgetteren, activity based budgettering, etc. etc. In deze wirwar willen wij u meenemen naar waar het budgetteren volgens NCP Finance uiteindelijk om gaat. Waar u op moet letten en hoe u tot het uiteindelijke doel kunt komen. |
Vaak bestaat de misvatting dat alleen de financieel verantwoordelijke (afdeling) binnen een bedrijf het verantwoordelijk is voor budgettering. In kleinere bedrijven zie je dat de financieel verantwoordelijke inderdaad de budgettering voor zijn rekening neemt. Deze worden vervolgens als een redelijke waarheid aan het MT of directie gepresenteerd.
Hierbij moet u er echter altijd rekening mee houden dat deze gegevens vaak op het verleden gebaseerd zijn met een veilige marge naar de toekomst. En, die informatie wordt weer gebaseerd op de strategie, geplande taken en benodigde acties. |
Een budget is in mijn beleving daarom ook een instrument waarin afspraken en doelstellingen worden vastgelegd. Afspraken en doelstellingen die kwantitatief en financieel meetbaar zijn.
Een budget is derhalve geen eenmalige actie die nadat het gereed en geaccordeerd is in de lade mag verdwijnen om vervolgens een jaar later weer onder het stof vandaan te halen.Je zou kunnen zeggen dat het een intern opgesteld zakelijk contract is. Welke tot op zekere hoogte flexibel geacht kan worden, maar wel een met consequenties.
Aan dit “zakelijke contract” zitten ook consequenties. Enkele zijn:
- Bedrijfsbreed moet periodiek (meer) inzicht gegeven worden in financiële en niet financiële aspecten. De verschillen tussen de werkelijke resultaten en het budget dienen in een tijdige en juiste rapportage geanalyseerd en gerapporteerd te worden. Ontwikkelingen die de toekomstige budgetten beïnvloeden dienen tijdig zo niet direct bijgesteld te worden;
- In de relatie tussen de afdelingen c.q. processen moeten de verantwoordelijkheden duidelijk afgebakend zijn;
- De budget verantwoordelijken moeten vaker bijeen komen om goed te kunnen afstemmen welke problemen er afdelingoverschrijdend zijn. Niet acceptabele afwijkingen dienen gerapporteerd te worden aan een eindverantwoordelijke. Waar nodig dient een actieplan opgesteld te worden om de verschillen bij te gaan sturen.
|
Budgetteren wordt vaak als een last gezien en nog te weinig als een hulpmiddel voor een betere bedrijfsvoering.
Wanneer een budgettering bedrijfsbreed goed afgestemd wordt op de wensen van een bedrijf, waarbij ze zowel de interne als externe ontwikkelingen in beeld heeft, kan men, in tijden wanneer dit nodig is, sneller omschakelen.
Conclusie: Budgetteren is dus zeker geen jaarlijks terugkerende last, maar een belangrijk instrument om organisatiedoelstellingen te bereiken.
Carlo Herz
Adviseur NCP Finance
carloherz@ncpgroep.nl |
 Burgemeester Roelenweg 26
8021 EW Zwolle
T: 088 - 304 04 04
F: 088 - 304 04 03
info@ncpgroep.nl
Overige vestigingen: Klik hier... |
